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关于邀请信的一些误区

时间:12/7/2012 1:41:05 PM

  核心提示:中国各类商务考察团赴美访问,前期工作中最重要的一项是从美国的有关方面拿到一份邀请信。由于经常有送签被拒的问题,中国组团方和美国接待方对于邀请信都非常重视。多年来大家一直被邀请信一事所困扰,原因在于不知...
????中国各类商务考察团赴美访问,前期工作中最重要的一项是从美国的有关方面拿到一份邀请信。由于经常有送签被拒的问题,中国组团方和美国接待方对于邀请信都非常重视。多年来大家一直被邀请信一事所困扰,原因在于不知什么样的邀请信才算是一份过硬的邀请信而能保证签证;什么样的机构发出的邀请信才算有权威;什么样的邀请信才能被美国驻华使领馆认可。由于美中文化的差异,也由于人们想当然的原因,在邀请信的问题上就出现了一些误区。

????误区之一:邀请信必须由美国政府机构和大公司发出
365bet线 ????这个问题的答案很简单,当然是美国各级政府机构和大公司发出的邀请信最权威,签证率最高,事实也确实如此。但是每年几十万中国商务考察人员到美国出访,不可能所有的邀请信统统由美国的各级政府和大公司发出。因为美国的各级政府机构和各大公司对于邀请人前来美国进行访问,一般都很慎重,对于来访人的目的和具体要求都很严格。如果没有明确的访问目的,或者与自己的业务没有关系,他们不会轻易答应发出邀请信。尤其是现在要求他们发出邀请信的事情越来越多,他们对于发出邀请信就更为慎重。而且由美国各级政府部门或大公司发出邀请,会花费很多周折和时间。因为中国团组不可能直接与这些机构联系,必须通过美国接待公司间接联系,而美国各级政府和大公司的回复需要一定的时间,他们需要研究为什么要邀请这些人员到美国访问,友好交流?双边互利?如果没有确切的答案,他们可能会婉言谢绝。即使有熟人找关系发出邀请,也只能是一次或两次,总不能每次找人家吧?因此要求美国政府机构和大公司发出邀请,难度很大,这使得很多美国接待公司在联系邀请信时感到为难。另外,现在美国很多大公司在中国均设有代表处,美国总部即使同意发出邀请信,也会让联系在中国的代表处。而且让美国大公司为一般性的考察和访问发出邀请信有点不切实际。按照原则来说,如果你已经是美国公司的客户,邀请你前来美国访问很正常,在你成为客户或被认为是潜在客户之前,这种要求一般很难被接受。所以,邀请信必须由美国政府机构和大公司发出有时是不切实际的。实际上只要按照规范作业,不断建立公司的信用,即使美国的接待公司发出邀请信,也照样能够使团员顺利得到签证。后面会详细讨论这个问题。

????误区之二:邀请信应该面面俱到
????美国人发出邀请信可以说是五花八门,有很多美国人写邀请信也许是平生第一次,因此格式、用语等,都有不同的风格。因此美国人书写的邀请信常常让组团方面感到不是那么完整和全面。实际上,只有美国的接待公司最了解中国组团方的要求,只有他们写出的邀请信才会面面俱到,把所有该考虑到的都会写进邀请信。譬如,代表团的名称、人数、名单(包括姓名、年龄、性别、职称和单位)、团长名字、访问具体天数、访问时间、访问城市、访问公司或机构、公务活动内容、由谁负担费用等等。在中国人看来这才是一份非常完整的邀请信。实际上,很多美国政府部门或公司发出的邀请信非常简单,然而在中国组团方面的眼里就觉得不行,经常会要求美国的接待公司联系发出邀请的机构进行修改,反复折腾,一会儿这个地方有问题,一会儿那个地方有问题,折腾来折腾去最后非要变成一份在中国人眼里过关的邀请信才行。殊不知在美国人眼里这份邀请信已经失去了原来的特点。有些政府机构或大公司发出的邀请信会被拒签,原因就在这里,因为签证官一看这份邀请信就是被人动过手脚的,失去了真实性。美国政府机构和公司发出邀请信的特点是第一比较简单;第二风格不同。因此,不能强求人家包罗万象,面面俱到。

????误区之三:文化差异造成的错误
????美中文化不同,社会制度也不一样,因此反映到邀请信的具体内容上也会有所不同。在中国,一个政府机构机构发出邀请信,欢迎一个外国代表团到中国访问,能把方方面面考虑得非常详细认真,安排得妥妥当当,这是因为在中国有这种方便的条件和作业习惯。而在美国,则有不同,你没法要求一个市政府机构发出15天的邀请,除了拜访这个城市之外,还安排代表团参观其它地方。在他看来他的权限就在自己的城市,离开这个城市的安排,他没有权利作出,那是另外一个城市的权利。因此,美国很多城市或机构发出的邀请信会这样写“在你们访问美国期间,欢迎到我们城市参观和访问,我们将安排三个小时的时间向你们介绍我们城市的基本情况和进行交流”。这样一种邀请方式在美国人看来属于合情合理,但是中国人看来就似乎有点欠缺,因为除此三小时以外的事情应该由谁负责?只是这三个小时的访问,并不能构成访问美国15天的理由。再譬如,由一个公司为代表团发出了邀请信,中国组团方经常希望里面能够提到除了拜访该公司之外,还将安排几个性质相同的同业公司进行参观访问。实际上这可能吗?大部分情况下不可能,因为同行之间的竞争不会让你参观完了自己的公司,再给你安排去参观其它公司。设想美国通用汽车公司为你发出的邀请中,能写明除了安排你参观通用汽车公司之外,还将安排你去参观福特汽车公司和科瑞斯勒汽车公司吗?答案显然是不可能。但是如果是接待公司发出的邀请则完全有这种可能。因为他不在这个行业,他就能为你联系这些互为竞争对手的公司进行参观。

????误区之四:小公司和华人经营的公司的邀请不能使用
????这些年由于访美邀请信泛滥,多又由小公司发出,因此小公司,尤其是华人公司发出邀请信的拒签率非常高。所以有一种说法是小公司,尤其华人经营的公司的邀请不能使用。但是实际上这也不是绝对的,就笔者对洛杉矶地区的一些华人经营的接待公司了解之后发现,一些华人接待公司发出的邀请信仍然非常有效,签出来的比率很高。为了调查原因,笔者采访了几位公司的主管,得到的回答是只要正派作业,不断建立公司信用,长期坚持下来,公司的邀请信就有了可靠度,签证率就会提高。海德公司总裁曹先生说,实际上美国人尊重说实话的人,因此我们的邀请坚持真实可靠。邀请来的人身份明确、访美目的明确、活动内容明确,是怎么回事就是怎么回事,从不隐瞒,更不作假。事实证明,这种实事求是的作法为公司赢得了信用,增加了公司邀请信的签证率。因此,不能一概而言小公司或华人经营的公司的邀请不能使用。

????误区之五:邀请信的内容一定要与商务考察有关
????过去书写邀请信一定要写上安排商务活动若干次。而实际上有些来自中国的访客到美国的目的就是观光游览。但为了能让团组顺利拿到签证,在邀请信上就一定要写上几条商务活动的内容。实际上,这种情况已经发生了变化。海德公司曹先生说,“目前有些中国人的访美目的就是旅游观光,我们在邀请信中就十分明确地说明他们是到美国观光旅游,结果签证官就给了签证。原因在于美国欢迎外国观光客到美国旅游观光。而大量中国观光客前来美国只是一个开始”。

????关于邀请信的书写和落实,实际应该遵循一个原则──真实可靠。只有这样才能逐步建立公司的信用和赢得签证官的认可。长期来看,中国的组团方和美国的接待方应该互相配合,在建立信用方面多下功夫,这比四处寻找过得硬的邀请信要得益的多。
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